El Facility Management abarca una amplia gama de servicios, procesos y actividades necesarios para garantizar que una instalación sea eficiente, esté bien mantenida y sea segura para las personas que la utilizan. Algunas de las tareas de las que puede ser responsable un gestor de instalaciones son la limpieza y el mantenimiento, la seguridad, la gestión de servicios y energía, la planificación y utilización del espacio y la gestión de residuos y reciclaje. Es una parte importante de cualquier organización y desempeña un papel vital para garantizar que las operaciones de la organización se desarrollen sin problemas y con eficacia.
El Facility Management comienza en el momento en que termina la fase de construcción y busca garantizar una gestión óptima del activo. Es decir, lograr el mantenimiento y la operación de los activos invirtiendo la menor cantidad de recursos posibles.
Existen al menos 6 problemas que siempre se repiten en la industria del Facility Management. Estos son:
- Que existe multitud de fuentes de información
- Que no se obtienen los datos, ni la información en tiempo real
- Se realiza un mantenimiento periódico que suele no estar planificado
- Hay una excesiva cantidad de gastos no presupuestados
- Hay desconformidad de los usuarios y/o de los operarios con quienes son los responsables de los activos
- Existen amenazas para la salud y la seguridad debido al deterioro de las infraestructuras
La implementación de BIM puede resolver todos estos problemas del Facility Management a través de la gestión de la información en modelos digitales, aumentando la productividad, ahorrando costos del ciclo de vida y reduciendo los tiempos de respuesta.
¿QUÉ ES BIM?
Para entender cómo una metodología, que incluso muchos aún consideran solo una tecnología, puede favorecer a los encargados de la operación y mantenimiento de los activos, es necesario explicar qué es BIM.
Según la norma ISO 19650, norma especializada en la gestión de la información a través del BIM, es "el uso de una representación digital compartida de un activo construido para facilitar los procesos de diseño, construcción y operación, y proporcionar una base confiable para la toma de decisiones.”
Para nuestro CEO, Sebastián Sanabria, “BIM es información estructurada a través de un modelo digital tridimensional.”
¿CUÁL ES EL OBJETIVO DE LA METODOLOGÍA BIM?
El objetivo de la metodología es permitir que se tomen decisiones con información. Que en el momento que haya que tomar una decisión, la información este disponible y sea correcta.
Por ejemplo, en el momento que ocurre la rotura de una cañería sepamos qué llave de paso hay que cerrar, dónde está esa llave, quién es el encargado de repararla y cuál es la forma de contacto. De igual forma en el caso de sustituir una luminaria. Gracias a la metodología BIM sabremos a qué circuito pertenece, cuál es la marca, el modelo, saber si está en garantía, tener acceso a la garantía, quién es el proveedor y cuál es su contacto.
BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR BIM
A nivel general, la aplicación de la metodología BIM para el Facility Management permite integrar la información del proyecto y la pone accesible de forma fácil, rápida y fiel. Tanto para la extracción de datos como para la navegación. Esto es posible porque se unifican en un único contenedor de información diferentes fuentes de información: planos, fichas, garantías, manuales, fotos, videos, incidencias, planificación y todo lo que se considere de valor.
Al tener toda la información centralizada, el acceso a esta se facilita significativamente. Con la integración y estructuración de la información se logran 3 beneficios que favorecen especialmente a los encargados de esta fase y a los propietarios de los activos:
- Disminución de los tiempos de planificación, captura de información, extracción y visualización.
- Ahorro de dinero.
- Reducción del impacto ambiental
DISMINUCIÓN DE TIEMPOS
Se disminuyen los tiempos de respuesta ante los acontecimientos, tanto planificados como no planificados. De las tareas de mantenimiento y reparación, de recopilación de datos. (producto de tener la estructuración predefinida, de generación de reportes y análisis y de las renovaciones y ampliaciones, ya que se tiene como línea base toda la información necesaria.
AHORRO DE DINERO
Se ahorra dinero al extenderse la vida útil de los activos; se disminuyen las sustituciones o reparaciones, debido a una mayor proactividad en el mantenimiento; existe mayor aprovechamiento de los espacios y de los equipamientos; y se reducen los tiempos de inactividad de las infraestructuras y de los activos.
También se mejora el cálculo de costo del ciclo de vida, al tener mayor información a disposición. Se reducen los daños colaterales. Se seleccionan correctamente los circuitos a cerrar. Se reducen los retrabajos por uso de datos obsoletos y se mejora significativamente el calculo del plan de inversión de reposición
REDUCCIÓN DE IMPACTO AMBIENTAL
Se genera una reducción del impacto ambiental gracias a que se captura la información de desempeño de los activos en tiempo real, se monitorea el consumo energético y la emisión de carbono, se seleccionan activos compatibles y similares en desempeños y las decisiones se empiezan a tomar con mayor información del comportamiento ecológico.
A modo de resumen, la aplicación de la metodología BIM para el Facility Management permite integrar y estructurar la información del proyecto y la pone accesible de forma fácil, rápida y fiel.
CÓMO CREAR MODELOS
Este uso del BIM para Facility Management es de los menos adoptados hasta el momento. Por este motivo a continuación se describirá cómo sería un proceso de creación de modelo BIM que sirva para Operación y Mantenimiento.
PROCESO
1- DEFINIR LOS REQUISITOS DE INFORMACIÓN
El primer paso es entender las necesidades de quien realizará la operación y mantenimiento y de los propietarios de los activos. Esto quiere decir, saber qué información necesitará para poder responder a lo que se conoce como eventos desencadenantes, tanto los planificados como los no planificados.
Estas necesidades y requerimientos de información deberían ser trasladados a un documento. Este documento se conoce como AIR o puede incluso estar incorporado en el documento conocido como EIR. El EIR define los requisitos de información de un proyecto durante la fase de desarrollo, diseño, construcción y puesta en marcha, mientras que el AIR define los requisitos de información durante la fase de operación.
2- MODELADO AS-BUILT
Una vez que entendemos las necesidades, el siguiente paso es comenzar con el modelado As-built. Este modelado puede tener 2 opciones, una que se realice a partir de documentación como archivos CAD o a través de nube de puntos.
En ambos casos, puede consistir en crear un modelo desde cero o tomar los modelos que hayan sido realizados durante la fase de diseño y construcción.
3- DESARROLLAR PLANILLA DE CAMPOS
Teniendo las necesidades y las entidades, comenzamos con el desglose de los campos que deberán ser completados para cada entidad, para cada activo.
4- COMPLETAR LOS CAMPOS CON LA INFORMACIÓN
El paso siguiente es recolectar la información.
5- INCORPORAR INFORMACIÓN
Luego que tenemos la información para cada campo, se la va ingresar en el modelo.
6- CONFIGURAR LA EXPORTACIÓN
Teniendo los modelos con la geometría As-built y los campos con la información ingresada, se deberá realizar el mapeo de estos campos con los formatos IFC y Cobie. Ambos son formatos abiertos y que permiten la interoperabilidad.
7- EXPORTAR
Como salidas de este proceso, tenemos:
- Los modelos As-built de las disciplinas en formato nativo.
- Los modelos As-built de las disciplinas en formato IFC
- El archivo Cobie
Este es el proceso básico que se deberá seguir para cualquier proyecto que pretenda tener modelos BIM aptos para Facility Management.
Sin embargo, pueden ser necesarios algunos pasos extra, como ser en caso que se agregue al proceso la vinculación con las plataformas de gestión de activos.
CASOS DE USO
Para tener un primer acercamiento a los modelos BIM para Facility Management, ejemplificaremos lo detallado en este artículo con 3 casos de éxito en los que se ha trabajado en Estudio ESE.
PROYECTO ANCAP
PROYECTO.Sala de bombas de una refinería.
ALCANCE.Digitalizar todos los activos a nivel geométrico y de información
PROCESO.Realizar el relevamiento geométrico de la instalación a través de un escáner Lidar que nos entregaba las nubes de puntos. Posteriormente se crearon los modelos BIM de las disciplinas en Revit.
Una vez que se mapearon todos los activos, se definieron los campos de información que iba a tener cada uno, luego se rastreo la información y se la incorporó.
Cuando se tuvo la geometría y la información completa, se realizó la configuración para la exportación en IFC y Cobie.
RESULTADO.Se logró un modelo de información que como ven tiene todas las fuentes de información integradas. Esto reduce los tiempos de búsqueda y mejora la visualización y extracción de datos. Los entregables fueron los modelos nativos, los modelos en IFC y la planilla Cobie.
DESAFÍO.El desafío estuvo en que había activos que tenían más de 20 años y su información no era fácil de conseguir. Además, la información que iban a necesitar los diferentes operarios para la gestión no fue definida desde el principio. Por lo que hubo que realizar sesiones de intercambio donde definir qué información debía tener cada componente, por qué y para qué.
PROYECTO PALACIO DE LA LUZ
PROYECTO.Oficinas del piso 6, del Palacio de la luz de UTE.
ALCANCE.Digitalizar todos los activos a nivel geométrico y de información de eléctrica, iluminación, arquitectura y estructura. Especialmente los de eléctrica e iluminación.
PROCESO.El proceso consistió en modelar las disciplinas, a partir del As-built realizado en DWG y con apoyo de registro fotográfico.
Luego de tener los modelos, se compartió con la constructora unas planillas colaborativas, donde debía cargar la información especifica de cada activo. En este caso, los campos de información necesarios fueron claramente especificados por el cliente, por lo cuál no hubo que invertir esfuerzo en la definición de estos.
Cuando la constructora, completó la información de los diferentes campos, se realizó la incorporación de estos en los modelos.
Nuevamente se realizó la configuración de exportación, pero en este caso únicamente para el formato IFC.
RESULTADO.Se logró un modelo con toda la información necesaria para operar, pero además muy liviano, fácil de manipular y fácil de extraer la información. Esto gracias a la claridad de los requisitos de información que fue transmitida desde el inicio. Los entregables fueron los modelos nativos y los modelos en IFC.
DESAFÍO.El modelado As-built a partir de archivos CAD y no a partir de una nube de puntos. En este caso hubo que invertir mucho tiempo en la revisión de las imágenes para validar y aún así la precisión geométrica no se puede garantizar al 100%.
PROYECTO DEPÓSITO
PROYECTO.Depósito en Maldonado, Uruguay.
ALCANCE.Digitalizar los activos a nivel geométrico y de información de incendio, y la arquitectura y estructura únicamente a nivel geométrico, para facilitar la comprensión espacial.
PROCESO.Consistió en modelar la disciplina de incendio, a partir del As-built realizado en DWG, y la arquitectura y estructura a partir del proyecto ejecutivo. También se utilizó el registro fotográfico como apoyo. Luego de tener los modelos, se comenzó a recopilar información.
También en este caso los campos de información necesarios fueron claramente especificados desde el inicio.
Cuando se finalizó la recopilación de información, se realizó la incorporación de esta en el modelo. Se realizó la configuración de exportación para el formato IFC.
RESULTADO.Se logró un modelo de información de incendio completo a nivel de información y muy fácil de manipular debido a su parecido con la realidad. Los entregables fueron los modelos nativos y los modelos en IFC.
DESAFÍO.El desafío fue que la constructora no dominaba la tecnología de forma fluida, por lo que la recopilación de información se volvió un proceso denso, manual y con bastante retrabajo.
Con estos casos se busca ejemplificar cómo BIM se está aplicando actualmente en Uruguay para gestionar los activos y cómo se ven estos modelos BIM para este uso específico de Facility Management.
La aplicación de la metodología BIM aumenta la productividad, ahorra costos y reduce tiempos durante la operación y mantenimiento de los activos.
